説明の基本は、２つだけ。ポイントを押さえて相手に伝えよう。

仕事をしていると、いろいろな相手に説明をする機会があります。

自分なりには、必要な情報を伝えているつもりなのに、なかなか相手に伝わらないで苦労していませんか？

わたしも説明は得意ではないのですが、サラリーマン人生十数年、なんとか相手に伝わる程度の説明はできるようになったつもりです。

今回は、わたしのように説明が下手でも、相手に伝わるポイントを２つ紹介します。

5W1Hを意識する。

説明をするための基本をWEBで検索すると、要点をまとめる、話の順番を整理する、などの説明が出てくると思います。

しかし、説明下手な人はそれ以前に相手に伝えるべき基本的な項目が抜けていることが多いです。

まずは、これから説明しようとしていることについて、5W1Hが満たされているかを意識することが重要となります。

５W1Hがそろってから、話の要点をまとめたり、順番を整理するなどを行います。

極端かもしれませんが5W1Hを順に話していくだけで、たいていのことは相手に伝わると思います。

5W1Hを意識できるようになったら、要点整理や話の順番などにも気を付けていきましょう。

全体から説明する。

説明をするときは、大きなところ（全体）から、徐々に小さな項目（詳細）となるようにします。

話の概要から説明するというのは、全体的なところから話すということになるかと思います。

未知の話題ついて、いきなり詳細を聞かされて理解できる人はほぼいないのではないでしょうか？

全体から話をして、相手の中で話題のイメージを構築してもらい、徐々に詳細へ話題を移動していくよう、心がけましょう。

まとめ

説明をするときの基本について、２つのポイントを紹介しました。

1. 5W1Hを意識する。
2. 全体から説明する。

まずはこの２つを意識して、説明をしてみてください

なれてきたら、説明内容の構成や話し方などを改善していきましょう。

説明が上達することを応援しています。