他部署との連携が必要な仕事を任されたけれど、どうやったら上手く連携できるのか？
なかなか思い通りに進められない・・・。
このようなことで悩んでいませんか？
この記事では、仕事で他部署とうまく連携できるようになるコツを説明します。
色々なメンバーと協力して、効率的に仕事を進められるようになることを応援しています。
プロジェクトのスタートからメンバーを巻き込む
他部署との連携が必要な仕事が発生した時、なるべく初期の段階から関係する人間をあつめることが重要です。
プロジェクトの目的や課題、道筋などを関係者で議論することで他人事ではなく、自分事として認識してもらうことで部署との連携がしやすくなります。
例えば、プロジェクトを遂行するにあたって各部署で発生する悩みや課題に関して発言をしてもらい、どうしたらその課題を解決できるかを皆で考えます。
当事者と一緒に悩み・課題の解決策を考えることで、当事者が納得した方策をとることができます。
ときには、当事者が解決策を提案する場合もあります。
結果、当事者は自分が解決すべき課題として、積極的に取り組んでくれるようになります。
進捗確認では、悩みをすくい上げる
プロジェクトが実際に動き出したとき、次に頭を悩ませるのが進捗です。
計画通りもしくは計画よりも早くすすんでいれば良いのですが、たいていの場合は、どこかで進捗が遅れます。
他部署と連携する場合、進捗がおくれたときの対応が非常に重要です。
進捗が遅れている担当者から、状況を教えてもらい何がボトルネックとなっているのか確認します。
担当者が多忙となっている場合には、できる範囲で業務を再分担しなおしたり、新たな問題が生じている場合には担当者と課題の解決方法について検討します。
そのほか、進捗が遅れている理由や悩みをすくいあげ、担当者が作業をすすめられるようなケアが大切です。
進捗が遅れた際の対応を間違うと、最初は少しのずれだったものが、あとになって取り返しのつかない遅延となるケースもあります。
進捗の遅延については、早期に発見と対応を心がけましょう。
リーダーは、明確なビジョンをもつ
定期ミーティングはしっかりと実施しているのに、内容が薄かったり、その場では話が盛り上がるが何も決まらない。
この原因として、リーダーが他のメンバーの意見に流されてしまっている。もしくは明確なビジョンがないので、会議の方向性が定まらない。
といったことが挙げられます。
他部署との連携を行う場合、リーダーとして自分が中心となっていることをしっかりと認識し、明確なビジョンをもっていなければなりません。
リーダーが他人事、明確なビジョンを持っていないとなると、プロジェクトの方向性が定まらず、会議も薄い内容のものとなってしまいます。
実際にわたしの元同僚は、リーダーであるにもかかわらず自分が中心であるとは認識せず、明確なビジョンをもたないまま何となく作業のみを進めた結果、会社に大損害を出して退職していきました。
ビジョン自体は、最初から100％正しいものである必要はなく、メンバーとの協議やプロジェクトの進捗状況などを踏まえて更新します。
目的はぶれさせずに、細かな仕様を状況に応じて変更していくイメージです。
まとめ
仕事で他部署とうまく連携するために重要な３つのことを説明しました。
- プロジェクトの開始からメンバーを巻き込む
- 進捗に遅れが生じたときは、状況の確認とケアを行う
- リーダーは明確なビジョンを持つ
仕事で他部署とうまく連携するために、まずは、これらのことを心がけてはどうでしょうか？
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