仕事の量が多くて毎日残業となっていませんか？
新たな職場に配属され、まかされた仕事の作業量が多く絶望していませんか？
とくに定常的な業務で作業量が多いと、本当に嫌になりますね。
私も異動で新たな職場に配属されたとき、任された仕事量が多く大変でした。
しかし、今は作業量が半分以下です。
この記事では、私が行った業務改善のポイントを紹介します。
ぜひ参考にしてください。
定時帰宅ができるよう、応援しています。
仕事を減らすには、業務内容を抜本的に見直す。
作業量が多い場合、目先の改善では焼け石に水となってしまい改善の効果が得られにくいです。
このような場合は、業務内容を大きく見直して作業自体を削減していく方向で業務改善を図ります。
とはいっても、いきなり業務を削減するのは難しいですし、どこから手をつけていいかわからないと思います。
ここでは、効果的に業務を改善していくための手順を紹介します。
Step.1 現状の業務内容を把握する。
まずは、現状がどのような作業なのかを十分に把握します。
- 業務に必要な情報は何か？
- その情報はどこからくるのか？
- その情報はどのように作られているのか？
- 情報のもつ意味は何か？
- 自分の担当している業務の内容はどのようなものか？
- 自分の担当している業務が他人の仕事とどのような関係があるのか？
- 自分の担当している業務に関連する法律があるのか？
- どのような作業に分けられるか？
上記内容をもとに、業務に必要な情報、全体の流れ、他との関連性について把握します。
また作業内容について、カテゴリごとに整理し作業フローの概要を作成します。
大変そうに感じるかもしれませんが、慣れてくればすぐにできるようになります。
イメージとしては、全体を俯瞰してみるような感じです。
Step.2 業務の意味を理解する。
次に、業務の意味を理解します。
これは、自分の担当している業務の下流について考えます。
- 担当した業務がその後、どこで使われているのか？
- 担当した業務がその後、どのように使われているのか？
- 担当した業務がその後、なぜ必要とされているのか？
業務に関して必要か不要かを判断するうえで、なぜその業務が行われているのか？また、目的は何か？を理解することが業務の改善を行う上で非常に役に立ちます。
これは、業務内容が必要か・不要かを判断する際の基準として利用できるからです。
現在行われている業務内容が、その業務が行われている理由や目的に合致して入れば必要であるし、合致していなければ不要と判断できます。
しかし、注すべき点として業務の意味を理解するうえでの調査は、社内の色々な人に話を聞いて十分に行うことです。
業務の意味や目的を間違って理解してしまうと、間違った改善（結果としては、改悪）となってしまうことがあります。
可能な限り多くの人の意見や、情報を集めて判断するようにしましょう。
Step.3 業務内容の見直し。
業務の状況把握が完了し、その意味を十分に理解出来たらいよいよ業務内容を見直します。
見直しの考え方としては、次のような優先順位で検討していきます。
- 作業を無くせないか？
- 作業を集約できないか？
- 作業内容を減らせないか？
- 細かい部分を改善できないか？
細かいところをいくら改善しても、作業全体からしてみれば焼け石に水となってしまいます。
業務内容を改善するポイントとしては、変化量の大きな視点から検討を進めていくことです。
また、大きな変化を与えた後で、さらに変化量の小さな視点でも検討をすすめることで、業務量や内容を大きく削減することが見込めます。
まとめ
業務の量を減らすための手順について確認をしました。
業務を改善するには、状況を把握し、業務の意味を理解したうえで改善にとりかかる。
業務内容を改善し、定時に帰宅できるよう応援しています。
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